Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Tento dodatok je súčasťou Obchodných podmienok. Uzatvára sa okamihom vytvorenia pracovného priestoru alebo pokračovaním v používaní služby po jeho zverejnení.

1. Zmluvné strany a roly

Zákazník, teda ubytovateľ, je prevádzkovateľom osobných údajov, ktoré vkladá alebo nechá vložiť do noxly. DATASTREAM s. r. o. je sprostredkovateľom. Zákazník zodpovedá za zákonnosť spracúvania, informačnú povinnosť voči hosťom, právny základ a presnosť pokynov.

2. Predmet, trvanie a povaha spracúvania

Sprostredkovateľ poskytuje softvér na správu rezervácií, elektronický check-in, evidenciu pobytov, časovanú prevádzkovú komunikáciu s hosťami, dobrovoľné žiadosti o hodnotenie po pobyte a po samostatnom súhlase retenčné ponuky najviac raz za tri mesiace, evidenciu súhlasu, odvolania a stavov jednotlivých odoslaní, zjednotenie histórie hostí, tvorbu pracovných segmentov, výpočty a prípravu podkladov. Spracúvanie trvá počas zákazníckeho vzťahu a len v rozsahu potrebnom na poskytovanie služby, podporu, bezpečnosť a vykonanie dokumentovaných pokynov zákazníka.

Dotknutými osobami sú najmä hostia, osoby uvedené v rezervácii, zamestnanci a spolupracovníci zákazníka. Kategórie údajov môžu zahŕňať identifikačné, kontaktné, pobytové, rezervačné, účtovné a prevádzkové údaje, vrátane údajov z dokladu, štátnej príslušnosti, krajiny pobytu, prípadného čísla víza, internej poznámky a evidencie kontaktného oprávnenia, ak ich zákazník vyžaduje do evidencie, zákonného hlásenia alebo správy vzťahu s hosťom. Účelom je prevádzka ubytovania a plnenie povinností zákazníka súvisiacich s ubytovaním.

3. Pokyny, dôvernosť a bezpečnosť

noxly spracúva osobné údaje iba podľa dokumentovaných pokynov zákazníka, ak právo EÚ alebo členského štátu nevyžaduje inak. V takom prípade zákazníka informuje, ak to zákon nezakazuje. Osoby oprávnené konať za noxly sú viazané mlčanlivosťou. noxly primerane k riziku uplatňuje technické a organizačné opatrenia vrátane šifrovania citlivých identifikačných údajov, riadenia prístupu, bezpečných hesiel a auditných záznamov.

4. Pomoc zákazníkovi a bezpečnostné incidenty

noxly primerane pomôže zákazníkovi pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb a pri povinnostiach podľa článkov 32 až 36 GDPR. O porušení ochrany osobných údajov týkajúcom sa údajov zákazníka ho informuje bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvie, spolu s dostupnými informáciami potrebnými na posúdenie incidentu.

5. Sub-sprostredkovatelia

Zákazník udeľuje všeobecné písomné povolenie využívať ďalších sprostredkovateľov potrebných na poskytovanie služby. Aktuálny register s ich právnou identitou, účelom, kategóriami údajov, miestom spracúvania a mechanizmom prípadného prenosu je zákazníkovi nepretržite dostupný po prihlásení v časti Nastavenia / Ochrana údajov.

Pred vytvorením pracovného priestoru si môže zákazník register vyžiadať na privacy@noxly.sk. Register zámerne neobsahuje verzie softvéru, názvy databáz, sieťové adresy ani topológiu infraštruktúry, pretože tieto údaje nie sú potrebné na posúdenie ochrany osobných údajov.

O plánovanom pridaní alebo výmene sub-sprostredkovateľa noxly informuje zákazníka e-mailom najmenej 30 dní vopred. Zákazník môže v tejto lehote uplatniť odôvodnenú námietku týkajúcu sa ochrany osobných údajov. Každý sub-sprostredkovateľ musí byť zaviazaný ochranou údajov najmenej v rozsahu vyžadovanom článkom 28 GDPR.

6. Prenosy mimo EHP

Ak sub-sprostredkovateľ spracúva údaje mimo EHP, noxly zabezpečí, aby sa použil mechanizmus prenosu vyžadovaný GDPR, napríklad rozhodnutie o primeranosti alebo štandardné zmluvné doložky s doplnkovými opatreniami primeranými riziku.

7. Audit a informácie o súlade

Na primeranú písomnú žiadosť poskytne noxly informácie potrebné na preukázanie súladu s týmto dodatkom. Ak tieto informácie nestačia, umožní primeraný audit zákazníka alebo nezávislého audítora, po predchádzajúcej dohode, počas bežnej pracovnej doby a bez narušenia bezpečnosti ostatných zákazníkov.

8. Skončenie spracúvania

Po skončení služby noxly na voľbu zákazníka osobné údaje vráti alebo vymaže, ak ich ďalšie uchovanie nevyžaduje právo EÚ alebo členského štátu. Údaje v technických zálohách sa odstránia v rámci bežného cyklu záloh; do jeho uplynutia zostávajú chránené a nepoužívajú sa na iný účel.